1. J-30 : cadrer l'organisation
- Arrêter le calendrier des épreuves et les horaires de convocation
- Confirmer le nombre de candidats et recenser les aménagements d'épreuves
- Réserver les salles en tenant compte des capacités réelles une fois espacées
- Estimer le personnel nécessaire : surveillants, accueil, secrétaires scripteurs
2. J-7 : préparer les salles et le matériel
Établissez un plan de salle, numérotez les places et prévoyez l'affichage (listes de candidats, fléchage, consignes). Vérifiez qu'une horloge est visible de tous, que le matériel autorisé est clairement défini et que les sujets sont conditionnés et stockés en lieu sûr. C'est aussi le moment de briefer les équipes, comme nous l'expliquons dans notre guide pour préparer la surveillance d'un examen.
3. Jour J : sécuriser le déroulement
- Accueil des candidats, contrôle des identités et des convocations
- Émargement et placement selon le plan de salle
- Ouverture et distribution des sujets de façon synchronisée entre les salles
- Surveillance active, gestion des sorties et relevé des incidents
- Ramassage et comptage des copies avant la sortie des candidats
4. Après l'épreuve : gestion et acheminement des copies
Les copies sont comptées, rapprochées de la liste d'émargement puis conditionnées pour leur acheminement sécurisé vers les correcteurs. Le procès-verbal de l'épreuve, signé par les responsables de salle, consigne les incidents éventuels. Un bilan à froid avec les équipes permet enfin d'améliorer la logistique des examens pour les sessions suivantes. Pour aller plus loin sur la prévention des fraudes, lisez nos bonnes pratiques de sécurité et d'intégrité académique.